Как правильно организовать зону приемки товара

Грамотная организация зоны приемки товара — важнейший этап для работы любого бизнеса. Поэтому каждый предприниматель должен знать, как правильно организовать склад. Допущенные ошибки на этом этапе становятся снежным комом, который быстро превращается в лавину и рушит все на своем пути.

Правильная процедура приемки товара на склад позволяет решить множество проблем. Организованная приемочная площадка дает возможность быстро выявить брак, недостачу груза, пересортицу товара. Допустив ошибку, можно понести серьезные финансовые потери, а доказать чью-то вину будет крайне проблематично.

Четкие правила приемки товара увеличивают скорость товарооборота, способствуют точности учета. Точное зонирование склада — это задача, которую нужно решить изначально. Ведь таким образом разделяются потоки людей и техники, что способствует снижению риска травматизации, повышает удобство хранения.

В конце концов, зонирование складских помещений — это имидж компании. Поставщики и партнеры всегда обращают внимание на такие моменты.

Требования к зоне приемки: нормативы и стандарты

Перед тем как ответить на вопрос, как осуществляется приемка товара, необходимо ознакомиться с существующими нормативами и стандартами. Приемочная зона — территория складского помещения, которая обеспечивает качественную разгрузку, осмотр партии товара, сортировку и маркировку. Что касается основных требований к площадке, они следующие:

• зону приемки отделяют от зоны хранения (обычно участок разгрузки занимает примерно 10% общей площади, но точный размер зависит от товарооборота);
• напольное покрытие — ровная поверхность, перепад не более 5 мм на 4 м, бетонный пол высокой прочности;
• пространство вокруг зоны приемки должно быть закольцованным, удобным для подъезда грузовых транспортных средств, иметь гравийное или асфальтовое покрытие с отводом воды;
• территория должна хорошо освещаться в ночное время;
• важно наличие рамп, уравнительных платформ для выравнивания кузова и пола;
• соответствие санитарным нормам.

Кроме того, технологические зоны склада, такие как место приемки и выгрузки, должны быть как можно ближе друг к другу. В обязательном порядке следует оборудовать отдельные зоны для хранения бракованных товаров, грузов, требующих карантина. Естественно, должен быть организован свободный проезд для погрузчиков и другой техники.

Как организовать пространство приемочной

Организация склада с нуля — задача не из легких, ведь необходимо четкое зонирование помещения. Должно быть выделено отдельное пространство для разгрузки товаров, их временного размещения, проверки качества и количества, зона брака.

Специалисты рекомендуют оставлять для зоны приемки примерно 10% от общей площади склада. Но точный размер индивидуален: для компаний с большим оборотом этот показатель может быть увеличен.

Для ускорения размещения товаров применяется адресное хранение (разбивка на ячейки). Можно использовать специальные мобильные разделители, разметку на полу. На участке должна поддерживаться чистота, поэтому необходимо регулярно убирать мусор и упаковку.

Для ускорения процесса приемки используется разнообразное оборудование. Установите в зоне стеллажи, специальные столы для проверки качества и количества, задействуйте сканеры, весы, принтеры этикеток для нанесения первичной маркировки.

Оборудование для зоны приемки

Приемка товаров — это трудоемкий процесс, требующий предельного внимания и наличия разнообразных технических средств. Используется комплексное оборудование, которое можно разделить на несколько категорий: техника для разгрузки и перемещения, устройства для проверки и учета и системы автоматизации. Выбор зависит от специфики работы компании, товарооборота.

Техника для разгрузки и перемещения — это гидравлические и электрические тележки, вилочные погрузчики, штабелеры, подъемные столы. Зона отгрузки на складе также требует использования этих устройств.

Оборудование для проверки и учета позволяет контролировать качество, количество и корректность пополнения товаров. Современной компании не обойтись без:

• сканеров штрих-кодов — считывают информацию для регистрации грузов;
• торговых и складских весов — для сверки показателей, указанных в документации;
• терминалов сбора данных (ТСД) — компактные приборы, совмещающие функции сканера и компьютера (вносят данные в базу);
• принтеров этикеток.

Приемка груза займет меньше времени, если используются средства автоматизации. Такие устройства как система управления складом, модули WMS, интеграция с системами поставщиков сокращают количество ошибок, заметно повышают скорость и эффективность работы.

Процесс приемки товара

Необходимо соблюдать регламент приемки товара на склад, в противном случае это может обернуться серьезными проблемами. Допущенные ошибки на этой стадии способны привести к настоящей катастрофе при инвентаризации. Главные этапы процесса:

1. Подготовительные работы: формирование заказов на закупку, освобождение места в зоне разгрузки, подготовка оборудования (погрузчики, ТСД).
2. Первичная проверка груза в транспорте с фиксацией наличия повреждений упаковки.
3. Разгрузка.
4. Пересчет мест и сверка сопроводительных документов, проверка артикула, срока хранения и другие правила приема товара по количеству и качеству.
5. Оформление документации (акт по приемке товара).
6. Маркировка и размещение (сканирование штрих-кодов, перемещение грузов в место складирования/хранения).

Процесс получения большого количества товаров требует максимальной ответственности лиц, отвечающих за прием продукции. Использование современного складского оборудования существенно ускоряет процедуру, даже если речь идет о тысячах позиций.

Документооборот в зоне приемки

Прием каждой новой партии товара — один из наиболее проблемных этапов в работе склада. Далеко не всегда все проходит гладко: на площадку может поступить бракованная или просроченная продукция, а количество и вес могут не совпадать с указанными данными. Чтобы снизить риск ошибок и ускорить контроль, на предприятии обычно имеется отдельная зона приемки на складе, где проводится разгрузка, первичный осмотр и сверка документов.

Главными документами являются товарно-транспортная и приходная накладная. Водитель грузового автомобиля с новой партией товара предоставляет комплект документов, а заведующий складом обязан зарегистрировать место прибытия, проверить целостность пломб. Кладовщик-приемщик проверяет состояние упаковки, маркировку груза.

В нынешнее время все чаще используются электронные ТТН. Если все данные по товарам совпадают, заведующий складом подписывает товарно-транспортную накладную. Если же есть расхождения (например, брак, пересортица или недостача), оформляется акт приемки по количеству и качеству. В нем указываются все расхождения и замечания.

Таким образом, главным документом при приемке является ТТН, подтверждающая факт поставки товара. При расхождении используются акты. Далее документы передаются бухгалтеру или офис-менеджеру для дальнейшего учета.

Персонал зоны приемки и его функции

Несмотря на помощь оборудования и специальной техники, основная часть процессов выполняется персоналом. В складских помещениях или на производстве не обойтись без кладовщика-приемщика или заведующего, грузчиков, операторов погрузчиков.

Персонал обеспечивает входящую обработку грузов: выгрузку, проверку целостности и наличия брака, взвешивание, пересчет, сверку сопроводительной документации. Среди главных функций работников склада при приемке товаров:

• проверка пломб машины, которая привезла груз, осмотр кузова, выгрузка и перемещение товара в зону приемки;
• проверка и оформление сопроводительной документации;
• сверка продукции по артикулам, пересчет, взвешивание, выявление недостачи или бракованных товаров;
• сортировка и маркировка;
• перемещение в зону хранения.

Естественно, у каждого специалиста свой уровень ответственности и обязанности. Например, когда осуществляется прием товара на склад, документы проверяет заведующий или кладовщик-приемщик. Операторы техники или грузчики этим не занимаются, в их обязанности входит разгрузка и расстановка товара на складе, возможность комплектовать заказы.

Слаженная работа персонала и четкое распределение обязанностей направлены на максимально быструю обработку товаров, минимизацию простоя грузового транспорта.

Организация работы с разными категориями товаров

Для приемки товаров разных категорий используются специализированные методы контроля каждой группы. Об общем алгоритме работы уже сказано выше (проверка документов, первичный осмотр, количественная и качественная приемка, оформление актов).

Для каждой категории продукции существуют отдельные правила и приоритеты. Для скоропортящихся продуктов питания, медицинских или косметических изделий необходим контроль температурного режима и маркировки (сроков изготовления). Проверка качества обычно длится не более 24 часов.

Электроника или техника требуют иного подхода: подробного осмотра, комплектности, проверки работоспособности. Сроки оценки качества устанавливаются в договоре, с компанией, которая осуществляет поставки, но обычно термин составляет 10–20 дней.

Приемка промышленных товаров подразумевает выборочную проверку на соответствие ГОСТу или ТУ. Срок проверки — 10–60 дней. Маркированные товары проверяются моментально при сканировании.

Существуют популярные практики организации и оптимизации, которые старается выполнять каждая компания. Среди них:

• зонирование пространства — отдельные участки помещения для различных типов продукции (например, холодная зона для продуктов);
• приоритетность — скоропортящиеся продукты нужно разгружать и принимать в первую очередь;
• использование современного оборудования — терминалы сбора данных (ТСД) и программное обеспечение ускоряют приемку разносортной продукции;
• карантинная зона — для грузов с отсутствующими документами, поврежденной упаковкой или другими изъянами (предметы хранятся в этой зоне до выяснения обстоятельств).

Используйте эти проверенные временем практики. Они помогут в организации приемки разносортной продукции.

Цифровизация процесса приемки

Цифровизация делает приемку товара проще и точнее. Вместо ручных записей используют складскую систему (WMS), сканеры штрих‑кодов, RFID‑метки и камеры с ИИ, а документы оформляют в электронном виде. Поэтому процесс идет в 2–3 раза быстрее, ошибок меньше, а информация сразу передается в закупки и продажи.

Типичные ошибки при организации зоны приемки

Неправильная организация работы приводит к многочисленным проблемам. Главные из них — недостача товара при приемке или инвентаризации, финансовые потери для бизнеса, простои в работе. Среди популярных ошибок:

• смешивание участков приемки и отгрузки (отсутствие четкого зонирования и разделения на складские зоны) приводит к ошибкам в документах;
• недостаток пространства (невозможность качественного осмотра);
• отсутствие зоны карантина (попадание бракованной продукции вместо хранения);
• плохая освещенность и недостаток оборудования (проблемы с качеством проверки);
• отсутствие четкой разметки приводит к путанице;
• низкий уровень автоматизации (приемка по бумажным документам повышает риск влияния человеческого фактора);
• нарушение температурного режима и другие.

Экономия на покупке нового оборудования или работа устаревшими методами приводит к дополнительным расходам, замедлению производства и продаж. Поэтому нужно оснастить склад всей необходимой современной техникой, способной сократить время на приемку, выгрузку товара и другие операции.

Все необходимое торговое и складское оборудование вы сможете купить, обратившись в компанию HOLD. Многие известные бренды из Украины уже не первый год сотрудничают с фирмой.

HOLD не просто оснащает крупный и мелкий бизнес всем необходимым для торговли, но и предоставляет профессиональные консультации своим клиентам. Специалисты учитывают специфику деятельности каждого вида бизнеса. Каталог оборудования насчитывает тысячи позиций, поэтому можно выбрать технику по лучшим ценам.