Грамотна організація зони приймання товару — найважливіший етап для роботи будь-якого бізнесу. Тому кожен підприємець повинен знати, як правильно організувати склад. Допущені помилки на цьому етапі стають сніжним комом, який швидко перетворюється на лавину і руйнує все на своєму шляху.
Правильна процедура приймання товару на склад дозволяє вирішити безліч проблем. Організований приймальний майданчик дає можливість швидко виявити брак, нестачу вантажу, пересортування товару. Допустивши помилку, можна понести серйозні фінансові втрати, а довести чиюсь провину буде вкрай проблематично.
Чіткі правила приймання товару збільшують швидкість товарообігу, сприяють точності обліку. Точне зонування складу — це завдання, яке потрібно вирішити спочатку. Адже таким чином розділяються потоки людей і техніки, що сприяє зниженню ризику травмування, підвищує зручність зберігання.
Зрештою, зонування складських приміщень — це імідж компанії. Постачальники та партнери завжди звертають увагу на такі моменти.
Вимоги до зони приймання: нормативи та стандарти
Перш ніж відповісти на питання, як здійснюється приймання товару, необхідно ознайомитися з існуючими нормативами та стандартами. Приймальна зона — територія складського приміщення, яка забезпечує якісне розвантаження, огляд партії товару, сортування та маркування. Що стосується основних вимог до майданчика, вони такі:
- зону приймання відокремлюють від зони зберігання (зазвичай ділянка розвантаження займає приблизно 10% загальної площі, але точний розмір залежить від товарообігу);
- підлогове покриття — рівна поверхня, перепад не більше 5 мм на 4 м, бетонна підлога високої міцності;
- простір навколо зони приймання повинен бути закільцьованим, зручним для під'їзду вантажних транспортних засобів, мати гравійне або асфальтове покриття з відведенням води;
- територія повинна бути добре освітлена в нічний час;
- важлива наявність рамп, вирівнювальних платформ для вирівнювання кузова і підлоги;
- відповідність санітарним нормам.
Крім того, технологічні зони складу, такі як місце приймання і вивантаження, повинні бути якомога ближче одна до одної. В обов'язковому порядку слід обладнати окремі зони для зберігання бракованих товарів, вантажів, що вимагають карантину. Звичайно, повинен бути організований вільний проїзд для навантажувачів та іншої техніки.
Як організувати простір приймальної
Організація складу з нуля — завдання не з легких, адже необхідне чітке зонування приміщення. Повинно бути виділено окремий простір для розвантаження товарів, їх тимчасового розміщення, перевірки якості та кількості, зона браку.
Фахівці рекомендують залишати для зони приймання приблизно 10% від загальної площі складу. Але точний розмір індивідуальний: для компаній з великим оборотом цей показник може бути збільшений.
Для прискорення розміщення товарів застосовується адресне зберігання (розбивка на комірки). Можна використовувати спеціальні мобільні роздільники, розмітку на підлозі. На ділянці повинна підтримуватися чистота, тому необхідно регулярно прибирати сміття і упаковку.
Для прискорення процесу приймання використовується різноманітне обладнання. Встановіть в зоні стелажі, спеціальні столи для перевірки якості і кількості, задійте сканери, ваги, принтери етикеток для нанесення первинного маркування.
Обладнання для зони приймання
Приймання товарів — це трудомісткий процес, що вимагає граничної уваги і наявності різноманітних технічних засобів. Використовується комплексне обладнання, яке можна розділити на кілька категорій: техніка для розвантаження і переміщення, пристрої для перевірки і обліку та системи автоматизації. Вибір залежить від специфіки роботи компанії, товарообігу.
Техніка для розвантаження і переміщення — це гідравлічні та електричні візки, вилкові навантажувачі, штабелери, підйомні столи. Зона відвантаження на складі також вимагає використання цих пристроїв.
Обладнання для перевірки та обліку дозволяє контролювати якість, кількість і коректність поповнення товарів. Сучасній компанії не обійтися без:
- сканерів штрих-кодів — зчитують інформацію для реєстрації вантажів;
- торгових і складських ваг — для звірки показників, зазначених у документації;
- терміналів збору даних (ТСД) — компактні прилади, що поєднують функції сканера і комп'ютера (вносять дані в базу);
- принтерів етикеток.
Приймання вантажу займе менше часу, якщо використовуються засоби автоматизації. Такі пристрої, як система управління складом, модулі WMS, інтеграція з системами постачальників скорочують кількість помилок, помітно підвищують швидкість і ефективність роботи.
Процес приймання товару
Необхідно дотримуватися регламенту приймання товару на склад, в іншому випадку це може обернутися серйозними проблемами. Допущені помилки на цьому етапі можуть призвести до справжньої катастрофи під час інвентаризації. Основні етапи процесу:
- Підготовчі роботи: формування замовлень на закупівлю, звільнення місця в зоні розвантаження, підготовка обладнання (навантажувачі, ТСД).
- Первинна перевірка вантажу в транспорті з фіксацією наявності пошкоджень упаковки.
- Розвантаження.
- Перерахунок місць і звірка супровідних документів, перевірка артикулу, терміну зберігання та інші правила прийому товару за кількістю і якістю.
- Оформлення документації (акт з приймання товару).
- Маркування та розміщення (сканування штрих-кодів, переміщення вантажів до місця складування/зберігання).
Процес отримання великої кількості товарів вимагає максимальної відповідальності осіб, відповідальних за прийом продукції. Використання сучасного складського обладнання істотно прискорює процедуру, навіть якщо мова йде про тисячі позицій.
Документообіг у зоні приймання
Приймання кожної нової партії товару — один із найбільш проблемних етапів у роботі складу. Далеко не завжди все проходить гладко: на майданчик може надійти бракована або прострочена продукція, а кількість і вага можуть не збігатися із зазначеними даними. Щоб знизити ризик помилок і прискорити контроль, на підприємстві зазвичай є окрема зона приймання на складі, де проводиться розвантаження, первинний огляд і звірка документів.
Головними документами є товарно-транспортна та прибуткова накладна. Водій вантажного автомобіля з новою партією товару надає комплект документів, а завідувач складом зобов'язаний зареєструвати місце прибуття, перевірити цілісність пломб. Кладовщик-приймальник перевіряє стан упаковки, маркування вантажу.
В даний час все частіше використовуються електронні ТТН. Якщо всі дані по товарах збігаються, завідувач складом підписує товарно-транспортну накладну. Якщо ж є розбіжності (наприклад, брак, пересортування або нестача), оформляється акт приймання за кількістю і якістю. У ньому вказуються всі розбіжності і зауваження.
Таким чином, головним документом при прийманні є ТТН, що підтверджує факт поставки товару. При розбіжності використовуються акти. Далі документи передаються бухгалтеру або офіс-менеджеру для подальшого обліку.
Персонал зони приймання та його функції
Незважаючи на допомогу обладнання та спеціальної техніки, основна частина процесів виконується персоналом. У складських приміщеннях або на виробництві не обійтися без комірника-приймальника або завідувача, вантажників, операторів навантажувачів.
Персонал забезпечує вхідну обробку вантажів: вивантаження, перевірку цілісності та наявності браку, зважування, перерахунок, звірку супровідної документації. Серед головних функцій працівників складу при прийманні товарів:
- перевірка пломб машини, яка привезла вантаж, огляд кузова, вивантаження і переміщення товару в зону приймання;
- перевірка та оформлення супровідної документації;
- звірка продукції за артикулами, перерахунок, зважування, виявлення нестачі або бракованих товарів;
- сортування та маркування;
- переміщення в зону зберігання.
Звичайно, у кожного фахівця свій рівень відповідальності та обов'язки. Наприклад, коли здійснюється прийом товару на склад, документи перевіряє завідувач або комірник-приймальник. Оператори техніки або вантажники цим не займаються, в їх обов'язки входить розвантаження і розстановка товару на складі, можливість комплектувати замовлення.
Злагоджена робота персоналу і чіткий розподіл обов'язків спрямовані на максимально швидку обробку товарів, мінімізацію простою вантажного транспорту.
Організація роботи з різними категоріями товарів
Для приймання товарів різних категорій використовуються спеціалізовані методи контролю кожної групи. Про загальний алгоритм роботи вже сказано вище (перевірка документів, первинний огляд, кількісна і якісна приймання, оформлення актів).
Для кожної категорії продукції існують окремі правила і пріоритети. Для швидкопсувних продуктів харчування, медичних або косметичних виробів необхідний контроль температурного режиму і маркування (термінів виготовлення). Перевірка якості зазвичай триває не більше 24 годин.
Електроніка або техніка вимагають іншого підходу: детального огляду, комплектності, перевірки працездатності. Терміни оцінки якості встановлюються в договорі з компанією, яка здійснює поставки, але зазвичай термін становить 10–20 днів.
Приймання промислових товарів передбачає вибіркову перевірку на відповідність ГОСТу або ТУ. Термін перевірки — 10–60 днів. Марковані товари перевіряються моментально при скануванні.
Існують популярні практики організації та оптимізації, які намагається виконувати кожна компанія. Серед них:
- зонування простору — окремі ділянки приміщення для різних типів продукції (наприклад, холодна зона для продуктів);
- пріоритетність — швидкопсувні продукти потрібно розвантажувати і приймати в першу чергу;
- використання сучасного обладнання — термінали збору даних (ТСД) і програмне забезпечення прискорюють приймання різносортної продукції;
- карантинна зона — для вантажів з відсутніми документами, пошкодженою упаковкою або іншими вадами (предмети зберігаються в цій зоні до з'ясування обставин).
Використовуйте ці перевірені часом практики. Вони допоможуть в організації приймання різносортної продукції.
Цифровізація процесу приймання
Цифровізація робить приймання товару простішим і точнішим. Замість ручних записів використовують складську систему (WMS), сканери штрих-кодів, RFID-мітки та камери з ШІ, а документи оформляють в електронному вигляді. Тому процес відбувається в 2–3 рази швидше, помилок менше, а інформація відразу передається в закупівлі та продажі.
Типові помилки при організації зони приймання
Неправильна організація роботи призводить до численних проблем. Головні з них — нестача товару при приймання або інвентаризації, фінансові втрати для бізнесу, простої в роботі. Серед популярних помилок:
- змішування ділянок приймання та відвантаження (відсутність чіткого зонування та поділу на складські зони) призводить до помилок у документах;
- брак простору (неможливість якісного огляду);
- відсутність зони карантину (потрапляння бракованої продукції замість зберігання);
- погана освітленість і брак обладнання (проблеми з якістю перевірки);
- відсутність чіткої розмітки призводить до плутанини;
- низький рівень автоматизації (приймання за паперовими документами підвищує ризик впливу людського фактора);
- порушення температурного режиму та інші.
Економія на купівлі нового обладнання або робота застарілими методами призводить до додаткових витрат, уповільнення виробництва і продажів. Тому потрібно оснастити склад всією необхідною сучасною технікою, здатною скоротити час на приймання, вивантаження товару та інші операції.
Все необхідне торговельне та складське обладнання ви зможете купити, звернувшись до компанії HOLD. Багато відомих брендів з України вже не перший рік співпрацюють з фірмою.
HOLD не просто оснащує великий і дрібний бізнес усім необхідним для торгівлі, але й надає професійні консультації своїм клієнтам. Фахівці враховують специфіку діяльності кожного виду бізнесу. Каталог обладнання налічує тисячі позицій, тому можна вибрати техніку за найкращими цінами.
