Правильна ротація товарів дозволяє мінімізувати витрати, зменшити ризик псування продукції та покращити ефективність управління запасами.
Неефективні процеси – це фінансові збитки та репутаційні втрати. Тож яку стратегію вибрати для налагодження логістичних процесів – FIFO, LIFO чи FEFO?
Що таке ротація товарів на складі
Ротація товару – це стратегія переміщення товарів та відвантаження зі складу, яка забезпечує пріоритет для продукції з меншим терміном придатності або з більш раннім терміном виготовлення.
Дуже важливо дотримуватися такого принципу, коли мова йде про зберігання швидкопсувної продукції (їжа, ліки, косметика тощо), адже грамотні логістичні процеси значно знижують ризик зіпсування товарів на полицях складу, а також дозволяють дотримуватися суворих нормативних вимог до умов збереження товарного виду.
Якщо ігнорувати процес ротації на складі або не налагодити його належним чином, то це призведе до значних фінансових наслідків. Зіпсований товар підлягає списанню, після чого він утилізується. Через це втрачаються кошти, що були витрачені на закупівлю, транспортування та зберігання.
Не можна забувати й про репутаційні втрати, адже реалізація продукції низької якості (неналежного товарного виду, з терміном придатності, що майже закінчився) призводить до негативних відгуків клієнтів.
Категорії продукції, яка потребує чіткої ротації
Чіткої ротації потребує така продукція, як:
продукти харчування;
ліки та інша фармацевтична продукція;
косметика;
побутова хімія;
рослини та зрізані квіти.
Найголовнішою категорією є саме продукти харчування, адже більшість з них має обмежений термін зберігання, який може нараховувати кілька днів. Це м’ясо та риба, молочні продукти, хлібобулочні вироби, овочі та фрукти, кондитерські вироби, напої та готові страви. Якщо зберігати харчові продукти неправильно та не забезпечити належну логістику, то можна втратити їх свіжість та безпечність.
Фармацевтична продукція (ліки, вакцини тощо) повинна зберігатися при спеціальному температурному режимі та вологості (наприклад, у холодильному обладнанні) – лише тоді будуть забезпечені належна якість та безпека. Звісно, забороняється реалізація ліків після закінчення терміну придатності.
Наслідки використання протермінованої косметичної продукції (парфумерії, лосьйонів, кремів, губної помади та інших видів) менш критичні у порівнянні з попередніми двома категоріями. Але такий товар може завдати шкоди у вигляді подразнення шкіри або алергічної реакції. Також він може просто втратити свої корисні властивості.
Існує також побутова хімія з обмеженим терміном зберігання, наприклад, мийні засоби або засоби для дезінфекції, які з часом можуть змінювати свої властивості або втрачати ефективність. Рослини та зрізані квіти вимагають швидкої реалізації, адже вони дуже швидко втрачають свіжість та псуються.
Ігнорування ротації призводить до прямих втрат від списання товарів, а також утилізації. Це також репутаційні збитки та додаткові витрати на екстрену логістику. Варто мінімізувати ці ризики та забезпечити ефективність управління логістичними ланцюгами.
Основні стратегії ротації: FIFO, LIFO, FEFO
Існують різні стратегії відбору продукції для відвантаження зі складу, кожна з яких має свої переваги. Вибір методу залежить від типу товару та особливостей його зберігання або термінів придатності.
FIFO (First In, First Out)
Метод ФІФО – це стратегія товарообігу, при якій відвантажуються або використовуються у першу чергу ті товари, які раніше надійшли на зберігання.
Що таке ФІФО може пояснити звичайна черга, у якій раніше обслуговують того клієнта, хто перший підійшов до каси. Щоб ілюструвати метод ФІФО, приклад може описувати дві однакові партії товару, одна з яких надійшла на склад 1 січня, а інша – 1 лютого. В першу чергу буде відвантажено те постачання, яке надійшло 1 січня.
Алгоритм FIFO ефективний для продукції з обмеженою придатністю та випадків, коли важливо відобразити реальний фізичний потік товарів.
LIFO (Last In, First Out)
LIFO надає пріоритет тим партіям, які надійшли на склад останніми. Він виправданий в умовах інфляції, коли вартість дорожчих надходжень враховується до собівартості продукції.
Цей алгоритм можна порівняти за стопкою аркушів – якщо потрібен новий аркуш, то його беруть з верхньої частини. Так, якщо до складського приміщення надійшло 10 тонн будівельних матеріалів 1 січня та 10 тонн будівельних матеріалів 1 лютого, то при замовленні 5 тонн буде відвантажено 5 тонн з партії, що надійшла 1 лютого.
Отже, ЛІФО застосовують для обліку та оцінки запасів, які не мають обмеженого терміну придатності.
FEFO (First Expire, First Out)
Метод FEFO наголошує, що в першу чергу повинна відвантажуватися продукція з найближчим терміном придатності, а дата надходження партії на склад не враховується. Максимізація використання товарів до закінчення терміну придатності запобігає втратам, тож можна із впевненістю сказати, що ФЕФО – найефективніший варіант для обігу швидкопсувної продукції.
Щоб проілюструвати FEFO, можна уявити полиці в холодильнику – там ближче розташовані ті продукти, що мають найменший термін придатності. Отже, уявімо, що є надходження на склад 2 партій кондитерських виробів – 1 січня з терміном придатності до 3 березня та 5 січня зі строком вживання до 1 березня.
Для постачання в магазин в першу чергу будуть використані кондитерські вироби з партії, що надійшла 5 січня, адже їхній термін придатності спливає раніше.
Порівняння стратегій FIFO, LIFO, FEFO: плюси та мінуси
Тож який метод: ФІФО, ЛІФО чи ФЕФО краще вибрати для збереження якості продукції та фінансових показників компанії?
ФІФО – метод, який забезпечує стабільну якість та простоту реалізації товарів, але при неправильних розрахунках завжди існує ризик невикористаних запасів. Практично використовується правило FIFO на складі при використанні стелажа наскрізного типу – з одного боку відбувається завантаження палет, а з іншого – вивантаження.
LIFO – ефективний варіант для певних типів товарів, що не мають критичного терміну придатності, особливо для сипучих або крупногабаритних. Але необхідно враховувати можливість псування. Практично метод LIFO використовують для зберігання матеріалів, на кшталт щебеню або піску, коли відвантаження матеріалу відбувається зверху місткості.
Метод FEFO оптимальний для товарів з обмеженим терміном придатності, наприклад, продуктів харчування та ліків, адже він гарантує належну якість споживачу. Однак необхідно здійснювати ретельний контроль залишків.
При надходженні нових партій за методом FEFO розміщення відбувається таким чином, щоб партії з найближчим терміном придатності були встановлені ближче до зони комплектації замовлень.
Стратегія вибирається залежно від типу товару та логістичної моделі бізнесу. Якщо мова йде про швидкопсувну продукцію, то вибирати варто саме FEFO. Для інших варіантів підійдуть FIFO або LIFO – все буде залежати від облікової політики та зручності зберігання.
Якщо мова йде про оптову торгівлю з широким асортиментом, де є багато швидкопсувних позицій, то для оптимізації краще вибирати стратегію FEFO. Цей варіант також ідеально підійде для роздрібної торгівлі та електронної комерції. Він забезпечує належну економію та високу якість продукції.
Як правильно запровадити стратегію ротації на складі
Для впровадження вибраної стратегії ротації на складі рекомендується дотримуватися наступного алгоритму:
Аналіз категорій товару.
Вибір оптимальної стратегії.
Впровадження систем маркування.
Внесення змін у складське ПЗ або ERP-систему.
Навчання персоналу.
По-перше, варто проаналізувати весь асортимент на складі та визначити, чи є швидкопсувні товари, чи критичним є дотримання терміну придатності для кожної категорії, а також сезонний попит. Для кожної визначеної категорії необхідно вибрати оптимальну стратегію. Якщо термін зберігання критичний, то це буде FEFO, якщо ні – то FIFO.
Ефективна ротація неможлива без належного цифрового маркування, адже необхідно чітко знати такі характеристики, як дата виробництва, дата надходження та термін придатності. Для цього використовують штрихкоди або QR-коди (до кожного з них прив’язують всю необхідну інформацію). Також розповсюджене і маркування, наприклад, для різних партій можуть використовувати стікери різних кольорів.
Для автоматизації процесів варто налаштувати (оновити) WMS-систему (Warehouse Management System) або загальну ERP-систему (Enterprise Resource Planning). Складське програмне забезпечення повинно підтримувати вибрану стратегію та автоматично генерувати завдання для комплектації замовлень з її урахуванням.
Важливо переконатися, що персонал складу дотримується всіх логістичних процедур, а також вміє працювати з новим програмним забезпеченням.
Впровадження стратегії FEFO призводить до таких позитивних наслідків, як підвищення якості товарів та зменшення втрат від списання та утилізації, що особливо критично для супермаркетів та фармацевтичних дистриб’юторів.
При переході на нову модель роботи можливі помилки, тож дуже важливо забезпечити товару чітке маркування, впровадити відповідне програмне забезпечення та не ігнорувати навчання персоналу. Але всі ці процедури можуть не призвести до позитивного результату, якщо нехтувати моніторингом, тож радимо регулярно аналізувати отримані дані та коригувати всі процеси.
Роль автоматизації в контролі ротації
Автоматизоване управління ротацією, на відміну від ручного, допоможе позбутися багатьох ризиків та помилок. Адже другий варіант – це як людський фактор, так і складність відстеження і повільність процесів. А ось сучасні WMS-системи забезпечують точний облік при прийманні. Вони визначають оптимальне місце для зберігання кожної партії товару та слідкують за всіма термінами придатності у режимі реального часу.
Для підвищення ефективності, WMS-системи можна інтегрувати з іншими технологіями, наприклад, зі штрихкодуванням та RFID. Це дозволить автоматизувати відстеження руху товарів на складі. А інтеграція з CRM допоможе дізнатися більше про терміни придатності наявних товарів, щоб планувати продажі з урахуванням строків.
Численні українські та закордонні компанії використовують автоматизацію для контролю ротації. Необхідним використання FEFO є для дистриб’юторів продуктів харчування та фармацевтичної продукції. Також ця стратегія ідеально підходить для логістичних операторів та складів готової продукції виробничих систем.
Особливості зберігання швидкопсувних товарів
Навіть використання стратегії FEFO може не призвести до успіху, якщо не дотримуватися вимог зберігання швидкопсувних товарів.
В першу чергу, необхідно перевіряти температурний режим, вологість та якість вентиляції. Зверніть увагу, що кожна категорія товарів має свої показники.
Забезпечує збереження якості й дотримання правил укладання продукції у зоні зберігання. Для цього важливо:
використовувати стелажі та піддони, які забезпечують циркуляцію повітря;
дотримуватися відстаней між штабелями, стінами та стелею;
дотримуватися правил сумісного зберігання певних категорій;
зберігати цілісність упаковки.
Швидкопсувні товари мають «зону ризику» – це температурний діапазон (4°C-60°C), в якому відбувається найактивніше розмноження мікроорганізмів. Тож, щоб уникнути теплових або мікробіологічних змін, необхідно суворо контролювати температуру, дотримуватися санітарних норм та контролювати терміни придатності.
Велике значення має також швидкість складських операцій, коли швидкопсувна продукція знаходиться поза контрольованими температурними умовами.
Підтримка стабільного мікроклімату на складі може бути ускладнена в перехідний сезон (навесні чи восени) або в умовах нестабільного енергопостачання. Тож дуже важливо не лише ретельно контролювати показники температури та вологості у приміщенні, але й мати певний план у разі відключення електроенергії, наприклад, підготувати резервні системи безперебійного живлення.
Поширені помилки під час ротації продукції
Під час ротації на складі можливе виникнення певних помилок, на кшталт ігнорування або неправильного ведення маркування, що призводить до неможливості ідентифікувати конкретну партію та термін придатності.
Розповсюдженими недоліками будуть також:
неправильне сортування при прийманні або відвантаженні;
відсутність контролю за залишками;
високий відсоток списання продукції через збої в логістиці.
І, нарешті, помилковий вибір стратегії для певних категорій товарів (наприклад, не FEFO, а FIFO для виробів з різними термінами придатності) призведе до максимізації втрат від псування.
Як вибрати оптимальну модель ротації: рекомендації для різних бізнесів
При виборі оптимальної моделі ротації варто відштовхуватися від моделі бізнесу.
Якщо мова йде про невеликий локальний склад, де можна навіть візуально здійснювати контроль товару, то дієвими будуть прості схеми FEFO (для швидкопсувної продукції) або FIFO (без критично короткого терміну придатності).
Асортимент продуктових ритейлерів – це велика кількість швидкопсувної продукції з різними термінами придатності, тож без стратегії FEFO тут не обійтися. Важливо автоматизувати всі процеси, щоб суворо контролювати терміни придатності.
А ось склади непродовольчих товарів, які з часом не втрачають властивостей (наприклад, це металопрокат, деякі види обладнання), можуть застосовувати LIFO, адже в цьому випадку найзручнішим буде доступ до останньої партії.
Аптечні та фармацевтичні склади повинні застосовувати лише FEFO, оскільки термін придатності ліків – це критичний показник безпеки та ефективності застосування. Обов’язковим буде і впровадження WMS-системи.
Для складів з комбінованою продукцією потрібен індивідуальний підхід – важливо сегментувати асортимент та зонувати склад, впровадити чітке маркування та використовувати WMS-системи. Персонал має пройти навчання та розуміти специфіку зберігання різних товарних категорій.
Ефективна ротація товару – це формула успіху підприємства, адже у довгостроковій перспективі це гарантує підвищення якості продукції, що призводить до зміцнення лояльності клієнтів. Не можна списати з рахунку і мінімізацію фінансових витрат та зменшення екологічного впливу. Досягнення всіх цілей можливе, якщо поєднати точний облік, автоматизацію як інструмент контролю та відповідальність персоналу, який буде гарантувати дотримання процесів.
Також варто не забувати про використання найкращого обладнання для складів – купити його в Україні за прийнятною ціною пропонує інтернет-магазин Hold. Інтернет-магазин пропонує широкий асортимент сучасного складського приладдя, яке забезпечить ефективне управління запасами та оптимізацію процесів зберігання.
