Які документи потрібні для відкриття продуктового магазину

На шляху до відкриття продуктового магазину, у вас виникне закономірне питання - які документи потрібні для відкриття магазину продуктів. Ми вирішили винести цей пласт інформації в окрему статтю, щоб пояснити, чи потрібен дозвіл на відкриття магазину. Тут ви знайдете все про етапи відкриття ФОП, документи для отримання дозволів від пожежної та санепідеміологічної станцій, посилання на відповідні Закони України, постановку РРО на облік, оформлення магазинної вивіски та навіть – відповідь на питання, як отримати грант від держави в нашій окремій статті.

Коротко: для старту потрібні реєстрація ФОП, право користування приміщенням, дотримання пожежних вимог (декларація), санітарні вимоги для харчових продуктів (за потреби — експлуатаційний дозвіл), РРО/ПРРО та (за наявності алкоголю/тютюну) ліцензія. Далі докладніше.

Реєстрація ФОП

Будь-яка підприємницька діяльність буде законною лише при реєстрації у порядку, встановленому Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань»від 15.05.2003 №755-IV. Раніше реєстрація могла займати від тижня і більше - за умови відвідин податкової та санітарно епідеміологічної служб. Зараз відкрити ФОП можна за п’ять хвилин з власного кабінету ДІЯ (державні електронні послуги в Україні), що значно спрощує процес реєстрації та зменшує кількість відвідувань державних установ. Під час реєстрації автоматично підтягуються всі необхідні документи власника ФОПа та в кінці – сплачується державне мито. Після отримання свідоцтва про реєстрацію ФОП, вам потрібно зареєструватися в органах податкової служби та Пенсійному фонді для подальшого ведення обліку та сплати податків і зборів, що також є логічним продовженням реєстрації сервісу ДІЯ. Схвалення (або відхилення, якщо документи були заповнені не повністю) вашої заявки ви отримаєте протягом доби, витяг формується автоматично.

Наступним кроком буде відкриття рахунку в банку для грошових операцій та сплати податків. Після цього ви маєте фізично відвідати Податкову службу для оформлення електронного ключа. Що це і чим він відрізняється від електронного підпису (який зробити можна самостійно за допомогою сервісу ДІЯ)? Ключ та підпис – два різних поняття та часто вони працюють разом. Електронний ключ використовується для ідентифікації (під час транзакції або отримання доступу до електронних ресурсів), тоді як електронний підпис - для підтвердження автентичності та цілісності електронного документа.

Важливо! Що потрібно зробити до виконання реєстрації?

Необхідно визначитись із групою ФОП та системою майбутнього оподаткування. В залежності від товарів, які ви будете реалізовувати в магазині та типу можливих послуг, ви обираєте одну з чотирьох груп ФОПів. Зауважте, що якщо в вашому магазині представлені алкогольні та тютюнові вироби, ваш ФОП має оподатковуватись на загальних засадах. Окрім цього обов’язковим є отримання спеціальної ліцензії для торгівлі алкогольними та тютюновими виробами у місцевому органі управління Державної служби України з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва (сплата ліцензійного збору – обов’язкова), що також можна зробити у віртуальному форматі через сервіс ДІЯ. Як бачимо, державні електронні послуги значно спростили процеси відкриття та оформлення всіх необхідних документів.

Про що ще ви маєте попіклуватись перед реєстрацією власного ФОП? Це КВЕДи – кодування та класифікація різних видів діяльності підприємств та організацій. КВЕДи створені для аналізу економічних показників та регулювання діяльності підприємств. Обрати необхідні КВЕДи ви можете під час реєстрації ФОП, тому бажано бути готовим та відзначити ті класифікатори, які ви будете використовувати у своїй діяльності. Не обмежуйте себе торгівлею або наданням послуг – уважно передивіться всі КВЕДи та створіть такий ФОП, яким ви зможете користуватись на протязі тривалого періоду часу незалежно від того, чим ви займаєтесь сьогодні.

Наприклад, для реалізації в роздріб продуктів харчування, напоїв, алкогольних та тютюнових виробів підійдуть:

• група КВЕД з класу 47.2 — роздрібна торгівля продуктами харчування, напоями та тютюновими виробами в спеціалізованих магазинах;
• КВЕД за кодом 47.11 — роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах переважно продуктами харчування, напоями та тютюновими виробами.

Протягом 10 робочих днів з моменту відкриття магазину, потрібно подати повідомлення до органу Державної податкової служби та відзвітувати (за місцем свого обліку) про прийняття на роботу працівників. Для цього подається повідомлення за формою №20-ОПП, що наведена в додатку до постанови КМУ (Кабінету міністрів України) «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 № 413.

Права на використання приміщення

В залежності від того, купуєте ви приміщення для вашого магазину чи берете в оренду вже готове приміщення, право користування має бути оформлене згідно Законодавства.

Цивільний кодекс України регулює права на укладання договорів про купівлю/продаж або оренду нерухомості, зокрема главами 24 та 28 (1 параграф). Право власності має бути зареєстровано згідно Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (скорочено –Закон №1952),а сама процедура детально описана в Порядку державної реєстрації речових прав на нерухому майно та їх обтяжень, що затверджений постановою КМУ від 25.12.2015 р. №1127.

Всі договори підлягають нотаріальному посвідченню: виключення складають Договори, що вкладаються на оренду приміщення терміном до трьох років. У випадку заключення Договору оренди строком від трьох років та більше, право користування нерухомим майном підлягає державній реєстрації згідно Закону №1952.

На передачу приміщення, а також обладнання та будь-якого майна всередині приміщення, складається Акт прийому-передачі у двох примірниках із повним переліком переданих найменувань.

Пожежна безпека магазину

Кабінетом міністрів України від 15 червня 2006 року була створена постанова №833 Про затвердження Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, згідно якій приміщення магазину має відповідати санітарним нормам та мати відповідні умови для виробництва, зберігання та продажу товарів. Зокрема, Міністерство економіки України наказом №185 від 11.07.2003 р. вимагає дотримуватись вимог санітарно-гігієнічних, технологічних, протипожежних норм, а також встановити на облік касовий апарат в центр сервісного обслуговування (використання РРО).

Постановою Кабінету міністрів України від 5 червня 2013 р. №440 Про затвердження Порядку подання і реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпекизатверджене подання пожежної Декларації (або надсилання рекомендованим листом) за місцем реєстрації об’єкта нерухомості до ЦНАП, або ДСНС, або через Єдиний державний портал адміністративних послуг – у двох примірниках. Форма декларації наведена у Додатку до постанови. Тільки після реєстрації даної декларації (другу копію примірника з відміткою про дату та номер реєстрації ви маєте отримати на протязі одного робочого дня після реєстрації) ви можете починати будь-яку господарську діяльність.

Санітарні вимоги для магазину

Для отримання дозволу на роботу магазину від санітарно-епідеміологічної служби, магазин має отримати експлуатаційний дозвіл. Згідно Закону України Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктіввід 23.12.1997 р. №771/97-ВР (останні зміни від 30.06.2023 р. №3221-IX) даний дозвіл мають отримувати магазини, що виготовляють або зберігають продукти тваринного походження.

Основний перелік вимог та документів для СЕС та Пожежної служб:

• працівники мають бути забезпечені медичними книжками та своєчасно проходити медичні огляди;
• власний автотранспорт, що перевозить продовольчі товари, повинен мати санітарний дозвіл згідно Правила №185 (розділ 1, пункт 8);
• обов’язкова реєстрація потужностей, яким присвоюється особистий реєстраційний номер (послуга безкоштовна та надається Держпродспоживслужбою на основі заяви від підприємства не пізніше, ніж за 10 календарних днів до початку роботи магазину – краще за місяць, адже реєстрація триває до 20 робочих днів); форма заяви наведена у додатку да Наказу №39 Міністерства аграрної політики та продовольства України від 10 лютого 2016 р;
• договори з комунальними службами про вивіз сміття та дезінфекційні роботи;
• погодження від Держпродспоживслужби на влаштування колодязів та вигрібних ям у сільській місцевості;
• обмірний план приміщення (копію можна отримати в БТІ або у власника приміщення, якщо воно знаходиться в оренді);
• документи, що підтверджують право власності (договір купівлі/продажу, договір оренди);
• дозволи на реалізацію продуктів харчування та алкогольних/тютюнових виробів (детальніше про це розповідаємо нижче);
• сертифікати на товар;
• план евакуації;
• документи на встановлення пожежної сигналізації та засоби пожежогасіння.

Важливо! Закон України «Про систему громадського здоров'я» №2573-ІХ скасував з 01.10.2023 р. обов’язок отримувати висновок державної СЕС.

Вивіска для продуктового магазину

Якщо ви плануєте розмістити вивіску над магазином, ви маєте звернутись до міської або селищної ради у вашому населеному пункті для отримання дозволу, адже вивіска вважається рекламним щитом. Уточніть, хто саме відповідає за надання дозволів та підготуйте для цього:

• свідоцтво про реєстрацію;
• проект вивіски;
• згоду від власника приміщення, якщо магазин в оренді;
• заяву на дозвіл згідно вимог місцевої адміністрації.

Проте, якщо вивіска з назвою (інформацією про виробника, товари) не містить заклику до дій, підтримання інтересу до товару або іншої інформації, призначеної для формування зацікавленості споживача – вона не є рекламою і не вимагає одержання дозволу на розміщення. Дане ствердження підтверджується, зокрема, листами від 28.12.2006 № 9522, від 07.06.2007 № 4089, від 05.09.2007 № 6635 з боку Держкомпідприємництва. На практиці – дозвіл на вивіску потрібно оформлювати не залежно від інформації, що міститься на ній.

При вході в магазин також має бути розташовано інформацію про режим роботи магазину згідно постанови Кабінету міністрів від 15 червня 2006 р.№833 Про затвердження Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів(пункт 12). А безпосередньо в самому магазині – організовано куточок покупця, де буде зібрана вичерпна інформація про місце реалізації товарів: документи власника, ліцензії та дозволи, номери телефонів підтримки, книга відгуків, тощо.

Ліцензія на алкоголь та супутні товари

Стаття 15 Закону України Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пальногорегулює видачу ліцензій на продаж алкогольних та тютюнових виробів. Згідно закону, суб’єкт господарювання має подати в Державну податкову службу наступні документи:

• заява на одержання ліцензії;
• квитанція про сплату;
• документи суб’єкта господарювання.

Ліцензія оновлюється щороку, кожні три місяці стягується оплата за використання ліцензії у своїй діяльності.

Підакцизні товари підлягають обов’язковій реєстрації за розташуванням місця продажу (Стаття 212 Податкового кодексу України). Декларація акцизного податку подається щомісяця не пізніше 20 числа наступного періоду.

Постановка РРО на облік

Застосування РРО контролюється Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 №265/95-ВР та Переліком окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 №1336.

Виключення з правил становлять наступні категорії товарів (для готівкових розрахунків):

• ФОПи 1 групи оподаткування, якщо реалізовуються виключно продовольчі товари та пиво у пляшках та бляшанках (за умови відсутності інших підакцизних товарів);
• підприємства споживчої кооперації та виробники на території сільської місцевості, які використовують продукцію власного виробництва.

Касовий апарат з вбудованим модемом необхідно зареєструвати в Податковій службі за місцем реєстрації апарату (договір постановки на облік та обслуговування мають знаходитись безпосередньо в місці установки РРО). Окрім цього ви маєте заключити договір на обслуговування касового апарату в Центрі сервісного обслуговування (ЦСО), який виконає запуск, запис в документах про перший запуск, опломбує РРО, випише Акт вводу в експлуатацію та вирішить всі питання стосовно ремонту, якщо подібні питання виникнуть в майбутньому. Наша компанія здійснює дану послугу, як сервісна організація, для фіскальних реєстраторів по серіям (та виробникам) MGта UniSystem, тому у наших клієнтів не виникає додаткових непорозумінь в цьому напрямку. Вартість послуг ЦСО сплачується щомісяця.

Поставити РРО на облік можливо самостійно за цим посиланням, проте якщо бажаєте не допустити помилок в реєстрації та зробити це максимально швидко – краще довіритись в цьому питанні професіоналам.

Ми широкого розглянули питання про те, які документи потрібні для відкриття магазину, а також написали для вас ще одну статтю, в яку вклали наші знання та досвід про отримання Грантів та вимоги до використання грантових коштів. Тож якщо у вас є ідея та наснага для реалізації ваших планів та ви задовольняєте умовам грантодавців – не зволікайте скористатись шансом і розвинути вже інсуючий бізнес або побудувати новий! А ми вам в цьому допоможемо.